信息过载是现代组织永远在线、越多越好的沟通方式的必然结果。不幸的是，它也是员工脱离工作和糟糕决策的驱动因素。作为员工和领导者，我们都受到这一现实的影响，而公司沟通者自己有责任打造一种低负担的文化。这将需要精力、专业知识和协调来构建和加强更多以人为中心的沟通实践。
尽管公司努力使用复杂的新消息传递和协作平台更新其信息流，但对于大多数员工来说，大量信息越来越成为常态。为了了解信息过载的成本、原因和潜在的解决方法，Gartner调查了近1000名员工和经理，发现38%的员工表示他们在组织中收到了“过多”的通信量。只有13%的人表示，他们在2022年收到的信息比2021年少。
在同一项调查中，27%的员工表示，他们至少感到信息超载。这意味着员工报告说他们被组织中可用的信息来源的数量所淹没，觉得跟踪他们收到的信息没有意义，并且花时间参加如此多的会议，以至于他们没有精力去做实际的工作。
人们可能很容易把这简单地看作是在知识经济中做生意的成本，但超负荷的感觉伴随着真正的生产力成本。例如，当员工感到信息超载时，理解并与公司战略保持一致的员工数量会下降一半以上。此外，在那些感到信息过载的人中，只有6%的人表示他们很有可能留在现在的公司。很容易想象，超负荷导致的精力流失可能会加剧员工先前存在的问题，如倦怠、疲劳和对领导的不信任。
考虑一下你的普通员工的典型一天。一开始，他们的收件箱里已经塞满了与同事的对话，通过大规模分发的内部新闻，各种类型的会议邀请，外部供应商的招揽，坏人的网络钓鱼企图，以及他们混杂的个人生活中的一些零散信息——然后一切都在走下坡路。
集中精力和提高工作效率的时间被打断，在各种平台上搜索关键信息的时间被浪费了。
事实证明，信息量只是信息过载的部分驱动因素。相反，真正的罪魁祸首是信息本身——特别是信息的获取和解释给信息接收者带来额外“工作”的程度。这就是我们所说的信息负担。
信息负担定义为一组信息，即:
重复:57%的员工和经理表示，他们经常收到多次沟通同时谈论相同或相似的话题。
无关紧要:47%的人表示他们收到的公司信息与他们的日常职责无关。
工作量大:38%的人说他们不得不做额外的工作来跟上他们在组织中收到的大量信息。
不一致的33%的人说他们收到的公司沟通经常是不礼貌的矛盾的:一致的或内部冲突的
保守地说，一个员工每周要浪费3小时27分钟来处理信息负担。行政领导应该认为这是不可接受的，尤其是因为他们也受到了影响。
复杂的工作环境——比如那些具有高水平变化或混合工作的环境——使员工面临信息负担的风险更高。但有一群员工脱颖而出:高管。
我们的研究表明，40%的领导者和30%的管理者表示自己的负担很高。这一点不能掉之轻心:那些报告负担高的人有7.4倍的可能性报告高决策后悔，2.6倍的可能性报告逃避或对改变做出消极反应。
风险显然是很高的:无法控制组织中的信息会削弱您制定和交付战略的核心能力。当前管理信息的方法导致许多管理人员与战略保持一致，避免了关键的业务变更，并做出了错误的决策。
将其归咎于迫切的转型需求或坏习惯，但负担是一场公地悲剧。组织领导现在可以采取两项行动，这将有助于减轻所有职能部门所面临的痛苦。
在当今的工作场所，潜规则盛行，让员工不知道什么是良好的行为。我们在个人生活和职业生活中都建立了自己的沟通习惯，这些对电子邮件、短信、电话和应用程序的偏好一直伴随着我们。
不断的变化只会加剧人们对良好行为的困惑。发现自己与新团队合作的员工不确定是否应该在团队中、在办公时间或仅通过电子邮件与领导交谈。如果对如何在组织中分享信息没有共同的理解，员工就会容忍功能失调，并感到没有权力去表现功能失调——因此，负担的循环就会继续下去。
在某种程度上，允许个人偏好占主导地位导致了系统性功能失调。相反，组织应该对信息如何流动建立清晰的预期。共享的规范是有益的，原因有很多——它们提高了团队的心理安全感，使员工能够发现和解决渠道滥用的情况。
你的组织已经做了大量的规范制定工作。(想想你们最近的以客户为中心或安全宣传吧。)现在有充分的理由认为，信息共享是一种比我们目前“为所欲为”的方式更有保障的行为。
Dropbox的Virtual-First Toolkit就为沟通规范指明了方向，它列出了同步和异步工具组合的推荐使用方法。对于每个渠道，Dropbox都为每个渠道的用途以及每个渠道的优势设定了明确的界限。指导包括为什么员工会选择电子邮件而不是Slack(例如，“Slack可能会很吵，所以很容易错过重要的事情，忘记回复。如果事情非常重要，那就用电子邮件”)，以及哪些类型的活动应该通过会议来解决。
对于新员工或跨团队的员工来说，从一开始就了解内部渠道的布局，可以减轻他们的工作经历带来的诸多压力。
“从消防水管里喝水”这个短语很熟悉，但我们真的应该多谈谈谁拿着消防水管。
在信息负担的情况下，水来自四面八方。不同部门领导发出的关于人员变动、销售业绩和最新预测的不同公告，会让人搞不清哪些信息是最关键或最相关的。通信和数字工作场所团队不断引入新的协作和生产力平台，遗留信息继续出现在内部搜索的顶部。
理解负担来自哪里的挑战之一是缺乏可见性——每个功能都狭隘地集中在自己的页面、应用程序或微型站点上。第二部分是管理的苦差事。
有效的信息管理是持续的，繁琐的，需要所有相关人员的承诺。建立对员工信息体验的共享治理是同时解决这两个挑战的一种机制。它允许涉众在信息管理的共同愿景上保持一致，并共同维护用户友好的系统。
建立共享治理需要让每个人首先就员工在哪里以及如何接收信息达成一致。这可以通过焦点小组、调查甚至建立虚拟收件箱来模拟员工一天收到的内容量来实现。对于当前游戏体验的共同理解对于决定游戏体验应该是什么样子是必要的。
建立共享治理的最佳起点是内部网。资源是共享的——每个部门至少有一个内部网页面——该渠道旨在作为自助服务门户，这意味着功能的改进将有助于节省员工的时间。
新南威尔士州规划和能源部(NSW DPE)利用他们的共同理解作为最近重新设计内部网的基石。NSW DPE成立了一个内容委员会，由频道的高级所有者和内容制作团体的代表共同领导，以制定内容标准并维护这些内容原则进行审计。他们为重新设计的内部网建立了两种类型的审计:每季度一次的准确性审查和每两年一次的经验审查，以保持准确、可访问的内容，并快速解决可访问性和功能问题。因此，NSW DPE有效地将2000多个内部网页面整合到不到500个，显著地促进了低负担文化。
组织可以通过将最负责管理渠道和员工体验的功能(例如，人力资源、通信、IT)聚集在一起，启动他们自己的共享治理系统。同样重要的是要包括员工通常面临大量信息的职能部门(例如，客户服务，销售)，因为这些部门的负担直接影响到组织与客户的接触点。
信息过载是现代组织永远在线、越多越好的沟通方式的必然结果。不幸的是，它也是员工脱离工作和糟糕决策的驱动因素。作为员工和领导者，我们都受到这一现实的影响，而公司沟通者自己有责任打造一种低负担的文化。这将需要精力、专业知识和协调来构建和加强更多以人为中心的沟通实践。
从需要哪些信息以及哪些信息妨碍了您的团队开始，以便推动您的团队采取一系列行为，在这些行为中，每个人都共同致力于减少他们给同伴和自己带来的信息负担。
